西安华澳丽康集团 孙东荣

西安华澳丽康集团  行政副总裁  孙东荣

 

找准定位 尽职尽责  开拓进取  创造佳绩

——-浅谈如何成为一名合格称职的企业行政副总

一、合理定位，明确职责。

结合从事二十多年相关工作的实践经验，本人认为，行政工作在企业运营中拥有举足轻重的独特地位，毫不夸张的说，甚至相当于企业的中枢神经，企业能否正常运作，很大程度上与行政工作的效率优劣、水平高低相辅相成，密不可分。

行政工作是一项综合性极强的系统工程，一方面拥有不可替代的管理职能，在企业决策层和执行层之间发挥着承上启下的枢纽作用，对上必须吃准摸透决策要领，制定落实计划，构建推进方案，对下须把握实质，精准传达，代表决策层全面负责相关事项的组织、落实、协调、督办和考核、反馈等工作，是实际执行的指挥者、引领者和督察者。另一方面又堪称企业决策的参谋部，企业运营过程中的重要事项，决策前的大量调研和预设方案均需通过行政部门负责组织和完成，其质量如何直接关系到决策内容的科学性与适用性。同时行政部门又肩负着重要的信息集成功能，做好上令下达，下情上传也是不容小视的重要职责。第三，行政工作具有很强的服务保障特征，对外连接四面八方，属于企业形象窗口；对内提供强力支持，从人力资源，到环境建设，从物力保障到文化构建，从建章立制，到后勤服务，几乎包容各个层面，延伸到角角落落，任何环节出现问题，都会给企业运营带来巨大障碍和损失，容不得半点马虎和松懈。行政无小事，这是无数经验和教训昭示给我们的至理名言。

根据本人理解，作为企业行政副总，其职责范围应当包括以下几大方面：

1、组织建设：

（1）根据企业发展规划，协助或主导完成企业组织机构、岗位设置及职能划分方案；

（2）向企业决策层提供与组织建设相关的建议和意见，并致力于提高企业的综合管理水平；

（3）主导团队风气，锤炼队伍作风，提高员工素质，塑造企业形象。

2、行政管理：

（1）负责企业重大活动和会议的策划、组织、落实及善后工作；

（2）负责企业重大决议、决定、交办事项的传达、督办、落实、考核及信息反馈等工作；

（3）负责企业重要文件的拟定、上报（下发）、督办核查工作；

（4）组织企业重大提案的研讨会商和后续处理工作；

（5）规范企业档案、印信、保密、通讯、卫生、信访等管理工作；

（6）及时处置与企业有关的突发、危机事件，控制事态发展，维护企业利益。

3、人力资源管理：

（1）根据企业中长期发展战略，制定企业人力资源具体规划，并采取相应措施认真落实；

（2）建立并完善人力资源管理体系，研究、设计人力资源管理模式；

（3）为企业骨干人员设计职业生涯发展规划并主导实施；

（4）及时处理企业管理过程中的重大人力资源问题，督导审核人员招聘、安置、调配、考核、职位与薪资调整、福利待遇确定、劳动关系管理等相关事项。

4、制度建设：

（1）组织制定并完善企业行政、人事、后勤、公共事项等管理制度及工作流程；

（2）组织协调企业各项规章制度的制定及实施工作，检查、督导、协调、考核其推行过程及效果，做好信息反馈及相关配套工作。

5、计划管理与考评、考核：

（1）协助制定企业年度、月度工作计划并督办落实；

（2）制定行政工作年度、月度计划并组织实施；

（3）协助企业各下属组织机构年度目标责任书的制定和考评考核工作；

（4）督导、考评企业周、月、年工作计划完成情况；

（5）督导、考评下属部门及员工工作计划的制定、实施及落实完成情况。

6、企业文化建设：

（1）负责企业文化体系建设的总体规划和推进；

（2）做好员工行为规范的制定、推行和督导纠偏工作；

（3）主导推进企业日常宣传、教育和员工思想工作；

（4）结合企业实际督导开展丰富多彩的文化体育活动；

（5）负责企业品牌形象、CI系统的规划、实施和组织协调事项。

7、法务及后勤管理：

（1）负责企业重大经营决策的法律保障工作；

（2）代表企业处理各类诉讼或非诉讼法律事务，维护企业合法权益；

（3）负责企业与涉外单位法律纠纷的协调、起诉、谈判等处理工作；

（4）审核企业合同、契约以及其它法律文书，从严把关，力求完善；

（5）负责企业责任事故及重大违章违纪行为的调查处理工作。

（6）负责企业后勤系统、办公系统设备、设施的规划、添置及日常管理等工作。

（7）负责企业工作、生活环境的维护、美化及管理工作；

（8）参与企业基本建设的规划与实施；

（9）负责企业公共安全管理工作。

8、秩序维护与沟通协调：

（1）主导督查企业日常劳动纪律和工作纪律管理；

（2）负责组织各类信息传递工作，保证沟通顺畅；

（3）做好内部沟通协调，确保流程顺畅，运行高效，规避内耗。

　　当然，企业行政工作千头万绪，涉及面很广，除了上述主要内容之外，还有许多边缘性、临时性工作，对此，应当根据具体实际适当分类并归口。

　　实践反复证明，干任何事情，只有方向正确，职责分明，方能有的放矢，事半功陪，否则，必然陷入茫然无措，效率低下，条理不清，结果不佳等怪圈，因此，在实际工作中本人将准确把握，毫不含糊。

二、德能并举，勤政自律。

一定意义上讲，企业行政工作点多面广，含义深邃，对公司运营效率和发展质量拥有不可替代的主导作用，因此，作为领头羊的行政副总，其肩负的使命和责任非同寻常，相应的，要胜任本职，必须具备良好的道德修养和出色的业务操作能力，具体而言，主要包括以下方面：

1、出色的组织协调能力；

2、良好的管理驾驭能力；

3、优秀的战略规划和实际策划能力；

4、敏锐的洞察力与缜密的逻辑思维能力；

5、突出过硬的执行能力；

6、令人信服的的业务操作能力；

7、较强的自律能力和率先垂范的观念意识；

8、纯熟精到的识人、用人和育人能力；

9、爱岗敬业，任劳任怨，雷厉风行，严谨细致，认真负责，勇于承担的品德修养；

10、顾全大局，公而忘私，诚实守信，团结友爱、仁厚宽容，平和处世，感恩利他，公平正派，低调无华、廉洁清正的思想情操；

11、勇于创新，百折不挠，勤学善思，乐观进取精神风貌；

12、热情服务，关怀他人，甘为人梯，不计私利的行为导向。

为达到上述目标，本人认为，作为行政副总，一定要充分认识自己在企业中所处的特殊地位和作用，用更高标准从严从细要求自己，潜心钻研，勤学苦练，扬长避短，积极向上，干中学，学中干，利用各种机会，不断锤炼自己，品德上加强修养，业务上精益求精，作风上从严要求，生活中低调无华，依靠不懈努力，真正做到：其身正，不令而行。

三、脚踏实地，开拓进取。

作为行政副总，在日常工作中还必须养成脚踏实地、开拓进取的良好作风，始终保持健康心态，把职业当事业，把工作当职责，借用企业平台，充分发挥才智，努力实现个人价值和企业目标的有机融合，达到互利双赢，共同发展之目标。具体而言，应切实做到如下几点：

1、严于律己，宽以待人，勤恳踏实，认真负责，恪尽职守，爱岗敬业，公正无私，忠诚守信，顾全大局，乐于奉献，团结互助，热爱集体，节俭尚朴，低调无华，令行禁止，赏罚分明。

2、干一行，爱一行，钻一行，精一行，把个人价值实现与企业发展视作互为支撑、因果相依的统一体，珍惜每个机会，极尽发挥才智，以满腔热情、积极心态和高度负责精神开拓进取，迎接挑战，攻坚破垒，创造佳绩，推动企业长足进步和发展，进而完成自我人生目标的实现。              

3、虚心好学，积极上进，善于钻研，精益求精，注重修身养性，不断完善自我，勇于开展批评与自我批评，正视缺点错误，不断总结提高。同时要牢固树立创新意识，不墨守成规，不固步自封，面对挑战勇于承担责任，大胆开拓前进，要与时俱进，转变观念，在竞争中磨练意志，在实践中提高能力，做任何事情都要扎扎实实，追求最佳。

4、发扬团队精神，注重协调合作。牢固树立一盘棋思想，充分调动并发挥每个环节的积极性和创造性，在内部形成团结友爱，和谐顺畅，朝气蓬勃，作风干练的良性格局。

5、关心爱护员工，尊重激励下属，真正把员工当做企业的宝贵财富精心管理，合理调配，积极为他们发挥聪明才智和健康成长创造良好条件，采取一切措施激发员工的工作热情和内在潜力，生活上多照顾，思想上多引导，工作中多协调，业务上多帮教，使员工切实做到心情舒畅，干劲十足，合力倍增，业绩超群。

 6、严抓细管，精雕细刻，培育作风，注重养成，要关注日常工作的每一个细节，从大处着眼，小处着手，日事日清，日清日毕，养成良好习惯，高标准，严要求，坚持持续改进的原则，反复抓，抓反复，不断优化工作流程和管理模式，提高操作运行的科学性与有效性。

7、以身作则，率先垂范，积极起模范带头作用，凡要求他人做到的，自己首先做到，要求他人不做的，自己首先不做，真正把一级带着一级干，一级做给一级看，一级对一级负责的要求落实日常行为的每一个细节。

8、转变思想理念，增强服务意识，任劳任怨，至诚至信，杜绝任何形式的官僚习气与推诿扯皮行为，构建和谐高效的内部氛围。

9、 善于积累并发挥自身优势，抓机遇，迎挑战，审时度势，大胆竞争，要不断丰富自己的实践经验，提高自身基本素养和业务水平，谦虚谨慎，戒骄戒躁，密切关注并研究工作对象，做到知己知彼，出奇制胜。

10、甘做成熟谷穗，不当细腰高粱，踏踏实实做事，诚诚恳恳为人，不说空话，不图虚名，敬业守信，言行合一。

11、廉洁自律，公正无私，品德高尚，人格无暇。

12、认同并遵循公司企业文化的基本要求和内涵，言谈举止得体自然，出语文明、态度温和；着装整洁 、仪表端庄；待人以诚、服务周到；谦虚礼让、重诺守信；爱护公物、克勤克俭。

三、找准切点，循序渐进。

针对行政副总的工作职责和特点，在处理日常事务过程中务必讲究方式，注意技巧，练就一身眼观六路，耳听八方，深思熟虑，稳妥推进的过硬本领。尤其在以下几个方面做好探究和把握。

1、深入调查研究，摸透吃准现状，查找漏洞，发现问题，按照先易后难，先急后缓的原则理清思路，把握重点，构建解决方案，稳妥组织实施；

2、严于律己，宽以待人，严格履行岗位职责，尽心尽力，发挥才智，出色完成各项工作任务。

3、围绕归口管理工作范围，深入思考，精心策划，优化管理，完善机制，理顺工作秩序，细化操作流程，落实责任，加强考核，步步跟进，提升效率，充分调动和发挥下属部门各岗位人员遵章守纪、发奋进取、勤奋踏实、甘于奉献的积极性和创造性，构建和谐氛围，打造优良团队，力争用较短时间在公司范围内树立一面旗帜。

4、结合企业实际，健全相关制度，完善操作流程，发挥管理职能，理顺运行秩序，协助企业领导全面提升企业管理水平，逐步向规范化，精细化迈进。

5、不断优化完善管理运行体系，并根据实际情况修订细化各部门、各岗位工作职责。

6、采取积极措施严肃工作纪律，整顿劳动纪律，提升团队作风，狠刹歪风邪气，摆顺管理秩序，构建和谐氛围，引导员工积极向上，团结友爱，勤奋工作，恪尽职守，把全部精力集中在推进企业长足发展上。

7、进一步优化并不断强化考核激励措施，真正把优胜劣汰，奖优罚劣的要求落到实处。

8、充分发挥参谋职能，搞好调查研究，积极建言献策，协助公司领导民主决策，科学管理，查漏补缺，防范风险。

需要特别说明的是，由于行政工作虽然地位特别，综合性很强，但毕竟职能有限，很多工作牵扯面较广，解决起来比较复杂，如果没有上级领导的充分授权、充分信任和大力支持是根本难以完成的，因此，要实现上述提出的工作设想，达到预期效果，必须在相关条件具备的情况下才可步步衔接，形成重拳，同时，根据目前具体情况，在操作方式上必须先粗后细，先易后难，分步进行，逐层深入，不宜操之过急，更不可强压硬鼓，缺乏耐心，否则，必然会阻力重重，难以推进，甚至导致新的矛盾产生，欲速则不达。